El Principio de “Una Sola Vez” (Once-Only Principle, OOP) es un pilar del gobierno digital que propone que ciudadanos, empresas y organizaciones solo deben proporcionar ciertos datos estándar una sola vez a la Administración Pública, y que, con consentimiento y dentro de un marco de protección de datos, esa información pueda ser reutilizada internamente por organismos autorizados. Con este enfoque, las administraciones no piden repetidamente la misma información en distintos trámites.
Su objetivo no es solo “digitalizar formularios”, sino construir servicios públicos digitales interoperables y eficaces que reduzcan la carga administrativa, mejoren la experiencia del usuario y optimicen la operación interna del Estado.
Fundamentos clave
- Datos compartidos una sola vez: El ciudadano ingresa datos estándar (identidad, domicilio, CUIT/CUIL, etc.) solo una vez, y luego esos datos se reutilizan automáticamente en diferentes servicios.
- Consentimiento y protección: El intercambio está sujeto a normativa de protección de datos y al consentimiento del titular.
- Interoperabilidad: Los sistemas públicos se comunican entre sí mediante estándares, APIs y capas de interoperabilidad para consultar y reutilizar datos.
Beneficios operativos y de servicio
Implementar el Principio de “Una Sola Vez” permite:
- Reducir trámites duplicados: Menos formularios, menos papeles, menos errores de carga.
- Procesos más rápidos y automatizados: Menor intervención manual en validaciones.
- Mejor experiencia ciudadana: El usuario no repite información.
- Mayor calidad y consistencia de datos: Un único dato verificado circula entre organismos.
- Eficiencia interna: Menores costos operativos y menos cargas administrativas.
Casos de uso reales y prácticos
A continuación, se describen ejemplos concretos de cómo este principio se aplica o puede aplicarse en gobiernos municipales, provinciales, organismos descentralizados y a nivel nacional.
1. Gestión de trámites municipales: habilitaciones y permisos
Contexto: Un comercio local debe presentar repetidamente documentos personales, constancia de CUIT, contrato de alquiler o escritura, plano o incluso habilitaciones previas.
Aplicación del Principio:
- El sistema municipal obtiene automáticamente datos básicos de identidad y CUIT/CUIL desde una fuente confiable.
- Los datos de habilitaciones previas se reutilizan si ya fueron validados en trámites anteriores.
- Los formularios se precompletan automáticamente, reduciendo errores.
Resultado: Menor tiempo para el ciudadano y mayor eficiencia para el personal municipal.
2. Licencias de conducir
Contexto: Solicitudes o renovaciones de licencias de conducir suelen requerir datos duplicados y certificados; por ejemplo, el famoso “libre deuda”.
Aplicación del Principio:
- El sistema accede a identidad y domicilio sin pedir que el ciudadano los reingrese.
- Datos como antecedentes de infracciones y certificados de libre deuda se validan automáticamente desde sistemas autorizados.
Resultado: Procesos más rápidos y menos requerimientos de documentación adicional.
3. Inscripción en programas sociales y subsidios
Contexto: Para acceder a subsidios, frecuentemente se pide documentación familiar, de vivienda o situación económica repetidamente.
Aplicación del Principio:
- El gobierno consulta automáticamente datos de padrones sociales, fiscales o de hogares cuando existe consentimiento.
- La persona no repite documentación ya verificada.
Resultado: Menos trámites para el ciudadano y asignación de beneficios más rápida.
4. Mesa de Entradas digital y atención al ciudadano
Contexto: Un ciudadano presenta un reclamo o solicitud general en diferentes áreas del gobierno.
Aplicación del Principio:
- La plataforma digital reconoce al ciudadano una vez autenticado.
- El sistema consulta datos básicos ya almacenados y prellena formularios.
- Se mantiene un perfil centralizado de interacción con el Estado.
Resultado: Experiencia coherente y fluida, sin repeticiones.
5. Contrataciones públicas y proveedores
Contexto: Empresas proveedoras cargan repetidamente documentación fiscal, certificaciones y antecedentes para licitaciones.
Aplicación del Principio:
- La base de proveedores reutiliza datos verificados de registros oficiales.
- Las constancias fiscales y certificaciones se consultan automáticamente.
Resultado: Participación más ágil en procesos de contratación.
6. Servicios de salud y atención continua (caso europeo)
En países como Estonia, el principio está integrado con el registro electrónico de salud, donde los profesionales consultan datos clínicos sin pedir al paciente que los entregue repetidamente, y los datos se actualizan desde un repositorio central.
Ejemplos de implementación internacionales
- Estonia: El principio está en el centro de la infraestructura digital: los datos se cargan una vez y se reutilizan en trámites como renovación de documentos, servicios fiscales y salud.
- Bélgica: Ley de 2014 obliga a que las administraciones obtengan datos de registros oficiales en vez de pedirlos nuevamente, habilitando servicios electrónicos interconectados.
- España: La Plataforma de Intermediación de Datos permite que organismos consulten datos certificados y sustituyan certificados en papel.
Cómo empezar en gobiernos locales
- Identificar datos críticos: CUIT/CUIL, identidad, domicilio, vinculaciones familiares, representación de personas jurídicas.
- Establecer fuentes auténticas: Repositorios oficiales con control de versiones.
- Construir interoperabilidad: APIs, buses de datos y plataformas compartidas.
- Garantizar gobernanza y seguridad: Permisos, trazabilidad y estándares.
- Implementar pre-llenado en trámites clave: Formularios inteligentes que aprovechen datos ya existentes.
De todos modos, la solución técnica es sencilla cuando la decisión política existe; como siempre decimos, hoy la tecnología y la innovación dejaron de ser una simple decisión técnica.
El Principio de “Una sola vez” es más que un concepto, busca simplificar los servicios a la Ciudadanía mejorando la experiencia. Con su adopción, los gobiernos reducen burocracia, aumentan calidad de datos y liberan tiempo para concentrarse en políticas de mayor impacto.
