En los últimos años, con la expansión de los expedientes digitales y los trámites digitales municipales, dos conceptos se volvieron habituales en la gestión pública argentina: Firma Electrónica y Firma Digital. Aunque en el lenguaje cotidiano suelen usarse como sinónimos, jurídicamente no lo son.
Ambas están reconocidas por la ley argentina y pueden ser válidas para firmar documentos, pero tienen alcances, requisitos técnicos y efectos probatorios distintos. Elegir una u otra depende del nivel de seguridad requerido y del riesgo jurídico del acto administrativo que se quiere formalizar.
Este artículo explica sus diferencias a partir del marco legal vigente, principalmente la Ley 25.506 de Firma Digital y su normativa reglamentaria, con foco en casos de uso municipales.
Marco legal general
En Argentina, el régimen de firmas electrónicas y digitales está regulado por la Ley 25.506, sancionada en 2001, junto con sus decretos reglamentarios y normas complementarias.
La ley reconoce dos figuras distintas:
- Firma Electrónica
- Firma Digital
Ambas permiten manifestar voluntad y otorgar validez a documentos electrónicos, pero con distintos niveles de garantía y carga probatoria.
¿Qué es la Firma Electrónica?
La Firma Electrónica es cualquier conjunto de datos en formato digital que permite identificar al firmante y vincularlo con el documento firmado.
En el ámbito municipal, ejemplos típicos de firma electrónica incluyen:
- Un inspector municipal que aprueba un acta dentro de un sistema de expedientes digitales con su usuario y contraseña.
- Un funcionario que valida una inspección mediante un código OTP enviado por SMS o email.
- La aceptación de un trámite por parte de un ciudadano a través de un portal municipal con autenticación.
- La firma en plataformas de gestión documental que no utilizan certificados digitales emitidos por una Autoridad Certificante licenciada.
Características principales
- Es 100% válida jurídicamente.
- Si alguien desconoce haber firmado con firma electrónica, quien invoca esa firma debe probar su validez (por ejemplo, mediante logs del sistema, registros de autenticación, auditoría de accesos, etc.).
- Es flexible y ágil para la gestión diaria.
- Es muy utilizada en trámites administrativos de bajo o medio riesgo.
¿Qué es la Firma Digital?
La Firma Digital es una forma específica y más robusta de firma electrónica, basada en criptografía asimétrica y en el uso de un certificado digital emitido por una Autoridad Certificante licenciada por el Estado argentino.
Funciona con dos claves:
- Una clave privada, que solo posee el firmante.
- Una clave pública, contenida en su certificado digital y verificable por terceros.
Características principales
- Tiene presunción legal de autoría e integridad.
Si alguien desconoce un documento firmado con firma digital, es el firmante quien debe probar que la firma no le pertenece. - Requiere certificado emitido por una Autoridad Certificante.
Diferencia clave: la carga de la prueba
Esta es la diferencia más relevante en la práctica administrativa.
Supongamos un conflicto:
Un vecino impugna una clausura comercial y sostiene que nunca fue firmó la notificación del acta de infracción.
- Si el acta tiene Firma Electrónica:
El municipio deberá demostrar que el vecino realmente firmó y recibió la notificación (registros del sistema, geolocalización, trazabilidad, etc.). - Si el acta tiene Firma Digital:
En principio, se presume que el vecino la firmó. Si lo niega, es el vecino quien deberá probar que su certificado fue comprometido o utilizado indebidamente.
Por eso, la firma digital otorga mayor seguridad jurídica en actos administrativos de índole más críticos.
Ejemplos municipales: cuándo usar cada una
Trámites donde suele ser suficiente la Firma Electrónica
En gobiernos locales, la firma electrónica suele ser adecuada para:
- Certificados de habilitación (obras, comercios, etc).
- Actas de inspección de rutina (comercio, higiene urbana, obras menores).
- Autorizaciones internas entre áreas municipales (por ejemplo, pase de expedientes entre áreas).
- Gestión de solicitudes ciudadanas de bajo o medio riesgo.
- Informes técnicos dentro de expedientes digitales.
- Validaciones de Mesas de Entrada digitales.
En estos casos, lo clave es que el sistema tenga trazabilidad, auditoría y control de accesos.
Trámites donde es recomendable la Firma Digital
La firma digital suele ser recomendable en:
- Resoluciones administrativas formales (decretos, disposiciones, resoluciones, ordenanzas).
- Licitaciones de montos muy elevados.
- Contratos firmados por el municipio con empresas concesionarias.
- Notificaciones electrónicas con efectos legales plenos.
- Documentación que puede terminar en sede judicial.
Todos esos casos se podrían gestionar también con firma electrónica, pero la presunción de autoría e integridad de la firma digital brinda mayor protección jurídica al organismo.
¿Una reemplaza a la otra?
No exactamente.
La Firma Digital es una especie dentro del género “Firma Electrónica”.
Es decir, toda firma digital es una firma electrónica, pero no toda firma electrónica es una firma digital.
En términos prácticos:
- La firma electrónica es más ágil para la gestión diaria de trámites municipales.
- La firma digital es más segura para actos administrativos de alto impacto.
Entonces, ¿elijo firma digital o firma electrónica?
Para elegir entre firma electrónica y firma digital, los municipios deberían evaluar:
- El riesgo jurídico del trámite.
- El impacto del acto administrativo.
- La posibilidad de impugnación futura.
- La necesidad de interoperar con otros organismos (provinciales o nacionales).
Como regla general:
- Para gestión operativa y trámites de bajo o medio riesgo, la firma electrónica suele ser suficiente.
- Para decisiones formales, sanciones o contratos de altos montos, la firma digital es la opción más sólida.
